La checklist du départ en congés

Au-delà d’être une obligation légale, les congés sont essentiels au bien-être. Naturellement, dirons-nous. Le manque de repos produit de fait de la fatigue et peut avoir des conséquences notables sur l’entreprise (calendrier, santé financière), l’équipe (communication interne, management, épuisement, frustration).

Comment s’assurer que chacun·e puisse partir l’esprit tranquille, sans avoir l’impression de laisser un immense chantier derrière lui/elle ? Comment permettre à chacun·e de ne pas devoir multiplier par deux son rythme avant le départ, et arriver épuisé·e en vacances ? Comment éviter les feuilles de route surchargées au retour de congés et s’assurer un atterrissage en douceur ? On vous glisse quelques pratiques que nous avons chez Médianes pour couper en toute sérénité.

Accordez-vous du repos

« J’attends les fêtes et ça ira mieux » : combien de fois l'a-t-on entendu ? Que vous soyez salarié·e, fondateur·rice ou dirigeant·e, une chose est sûre : vous n’êtes pas une machine. Évitez de travailler pendant plusieurs mois sans vous arrêter, octroyez-vous des pauses, même si ce n’est qu’un jour ! Si vous portez un projet, ayez en tête que vous courez un marathon, pas un sprint ! L’idée est de tenir un rythme sur la durée, et non d’épuiser toutes vos forces d’un coup. Il est essentiel que vous vous reposiez, d'une part, mais également que vous donniez le bon exemple à votre équipe.

Préparez vos collègues

Vous pensez partir, mais tout n’est pas encore confirmé de votre côté ? Que cela soit des mois ou des semaines avant la période envisagée, vous pouvez afficher cette éventualité dans votre agenda en ajoutant un « TBC » (« to be confirmed » en anglais, soit « à confirmer » NDLR). Même si vos vacances sont encore au stade de l’hypothèse, en informer est une façon pour les équipes d’avoir plus de visibilité et d’anticiper au mieux les semaines/mois à venir. Tout cela implique d’avoir des agendas partagés avec l’ensemble de l’équipe, ce que nous vous recommandons chaudement.

Officialiser sa demande de congés

Chez Médianes, nous déposons nos demandes de congés via l’outil Payfit (pour les salarié·es du studio) ou Jorani (pour les salarié·es — journalistes — du média). Ce sont des outils simples d’utilisation qui facilitent également le travail de la personne mobilisée sur les questions RH. Un e-mail est transmis automatiquement une fois les congés validés. À noter que ces outils permettent également aux salarié·es d’avoir de la visibilité sur leurs soldes de congés.

Partager ses congés

Éditer son agenda : vos congés sont validés ! Vous pouvez passer de « TBC » à « OFF » dans votre agenda pour qu’aucune réunion ne vous soit calée sur ces jours-là, et que vos collègues aient bien en tête qu’ils et elles ne peuvent vous solliciter sur cette période.

Modifier sa signature d’e-mail : une bonne pratique consiste à annoncer ses congés par e-mail. Pour cela, nous vous conseillons d’éditer votre signature d’e-mail avec une formule en italique qui indique la période durant laquelle vous serez absent·e. Cela permet à l’ensemble des interlocuteur·rices d’avoir à l’esprit l’information, avant que les congés ne soient effectifs.

Rédiger un e-mail : Partager ses congés dans un court mail à destination de ses principaux·ales interlocuteur·rices n’est jamais une mauvaise idée (et c’est un euphémisme). En effet, isoler l’information du reste permet que les personnes visées l’aient bien en tête.

L’indiquer en point d’équipe : après l’écrit, l’oral ! Rappelez vos dates de congés lors d’un point d’équipe pour que chacun·e l’ait en tête, sans avoir à chercher l’information.

Prévoir un statut Slack : chez Médianes, nous utilisons l’outil Slack pour échanger au quotidien. Slack propose une fonctionnalité pour éditer son statut ; nous avons pour habitude de l’éditer pendant que nous sommes en vacances (mais cela vaut aussi pour quand nous sommes dans les transports, en réunion, à l’étranger…). Vous pouvez personnaliser la durée sur laquelle s’étalera votre statut — Un bon moyen que vos collègues gardent en tête que vous êtes injoignable, et n’attendent pas des retours de votre part pendant vos congés.

Prévoir une note de passation

Chez Médianes, nous avons une tradition : les notes de passation ! Essentielles pour partir l’esprit libre, ne pas être dérangé·e tout en assurant le suivi de la production.

Que vous soyez responsable ou mobilisé·e sur un projet, il est nécessaire de couper pendant vos congés. Le temps de quelques jours/semaines, vous allez donc transférer cette responsabilité aux membres de votre équipe, l’idéal étant de mobiliser plusieurs personnes en fonction des missions/chantiers. Ayez en effet en tête que l’ensemble de vos sujets ne pourront être traités par une seule et même personne étant donné qu’elle a, elle-même déjà, sa propre feuille de route.

Concrètement ? Listez les tâches en cours/à faire, les calendriers envisagés et les noms/contacts éventuels des personnes et interlocuteur·rices mobilisé·es sur ces dernières. Cela permettra à celles et ceux qui reprendront les sujets de prendre connaissance des éléments à produire et de tenir les délais en votre absence.

Programmer un mail automatique

Il est nécessaire d’informer ses interlocuteur·rices de son absence : cela implique l’équipe, mais également les personnes extérieures. Chez Médianes, nous préparons constamment un e-mail de réponse automatique pour prévenir les client·es, prospect·es et partenaires que nous serons indisponibles sur une période donnée. Nous vous invitons grandement à glisser un contact de référence, cela permet d’assurer un suivi, notamment en cas de demandes urgentes.

Anticiper le retour

Avant de partir, et sur la base de votre note de passation, vous pouvez lister les chantiers sur lesquels vous serez mobilisé·e à votre retour. Nous vous invitons également à créer dans votre agenda une demi-journée de concentration (sans rendez-vous, réunion) qui sera consacrée à la reprise des différents sujets.

Pour aller plus loin

• Lancer un projet entrepreneurial ne doit pas signifier sacrifier sa vie personnelle, comme l’explique Christelle Tissot, fondatrice du média en ligne mūsae dédié à la santé mentale dans un entretien accordé à Médianes.
• Que ce soit pour organiser notre année, organiser nos réunions ou partager nos outils, découvrez les partages d'expérience de l'équipe de Médianes.