Construire son rétro-planning

Proposition de définition 🤓

Un rétro-planning est un des outils fondamentaux nécessaires à la bonne gestion d’un projet. Il s’agit d’un document pratique permettant de planifier son travail par mission, sous-missions, et dans le temps.

Le rétro-planning, qu’il prenne la forme d’un tableur, d’une note écrite, d’un tableau Kanban ou d’un calendrier, est une décomposition des sous-missions qui composent une mission, un objectif. Le rétro-planning a pour but de faire une projection dans le temps des différentes sous-missions afin d’anticiper l’ordre dans laquelle elles doivent être accomplies, leur durée, la manière dont elles doivent s’articuler. C’est une façon d’organiser son travail en en décomposant chaque tâche et en l’inscrivant dans le temps.

En cas de mission avec des délais, de date butoir, le rétro-planning s’avère d’autant plus incontournable et détient une véritable plus-value stratégique et organisationnelle. C’est un outil qui va vous faciliter la conduite de votre projet.

Pour quoi faire ?

Le rétro-planning doit être utilisé systématiquement, pour toutes missions, pour tout objectif. C’est un garant de la faisabilité, de l’organisation du travail.

Ce qu’un rétro-planning vous permet :

• Développer une vision pragmatique et stratégique du travail à accomplir pour atteindre un but en un temps imparti en anticipant la diversité des tâches à effectuer et le temps qu’elles demandent ;
• Fixer les tâches à l’ordre du jour au quotidien ;
• Organiser son emploi du temps sur un temps long avec un visibilité journalière sur le temps pris par une tâche ;
• Cibler et solliciter au préalable des personnes mobilisées sur une tâche et connaître la durée de cette mobilisation ;
• Mesurer l’état d’avancement d’une tâche au quotidien ;
• Mesurer le temps imparti (retards, temps restant en marge du travail nécessité pour la réalisation de la tâche) ;
• Réajuster les objectifs et le déroulé de la mission au cours de celle-ci ;
• Faire un bilan sur les bloquages rencontrés ou encore le temps libre restant à mettre à profit ailleurs durant une journée.

Comment construire votre rétro-planning ? 📆

Il est possible de construire un rétro-planning de différentes manières et sur différents outils. Choisissez l’outil le le plus adapté à vos usages et à votre environnement (collaboratif, accessibilité). Parmi les outils communément utilisés, on peut citer les tableurs de type Google Sheets, Excel, mais également les outils de gestion de projet de type Notion, Trello ou Basecamp.

Définir la feuille de route

Identifier les bornes chronologiques, la date de début de mission et la date de fin, puis proposez ensuite une échelle temporelle détaillée (au jour, à la semaine, au mois) afin d’avoir un calendrier détaillé.

Lister les tâches à accomplir

Identifier toutes les tâches et micro-tâches que vous devrez accomplir pour atteindre votre but.

Prioriser les tâches

Établissez l’ordre chronologique dans lequel chaque tâche doit être accomplie (certaines sont dépendantes de la réalisation d’autres au préalables, par exemple la réalisation d’un gabarit pour Instagram avant de rédiger les contenus et de les poster).

Évaluer le temps nécessaire

Évaluez les durées que nécessitent chaque tâche et inscrivez les dans le calendrier

Utiliser notre ressource pédagogique ✏️

Nous vous proposons de découvrir et d'utiliser gratuitement nos ressources pédagogiques pour créer, définir et utiliser le rétro-planning de votre média. Pour cela, veuillez cliquer sur le bouton ci-dessous et suivre les instructions.

Avant de partir…

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