L'art d'organiser (ou non) une réunion chez Médianes

Traumatisé·es par la réunionnite mais toujours ravi·es de se voir et de discuter ensemble, chez Médianes, nous organisons des temps d’échange en visioconférence et/ou en présentiel de façon hebdomadaire, et nous gardons des temps sans réunion, des plages de travail vides, comme une île déserte.

Pourquoi ce sujet est clé ? Tout simplement parce que cela permet de garder du temps pour travailler et se concentrer sur des projets en cours, sans réunion, mais également pour garder des temps pour échanger entre nous, et pour gérer les urgences.

L'équipe de Médianes, en juillet 2023, c'est 10 personnes, média et studio réunis. 10 personnes, dans cinq villes différentes et parfois sur deux fuseaux horaires. L'enjeu de planifier du temps ensemble, en présentiel ou à distance est donc clé.

Nous testons beaucoup de choses quand il s’agit de protéger le temps de travail de chacune et chacun, mais nous sommes les premier·es à faire des erreurs et à ne pas respecter toujours à la lettre ces principes. Une idée pour améliorer les choses ? Faire différemment ? Faites-nous-en part !

1) « Ça aurait pu être un mail »

Alors avant d’organiser une réunion, demandez-vous toujours si la réunion que vous envisagez est nécessaire. Souvent, l’écrit est la meilleure des solutions. L’écrit permet d’avoir une vision claire sur les questions, les points à trancher.

Faites toujours le point à l’écrit pour évaluer ce sur quoi vous aurez besoin d’échanger. Votre interlocuteur·ice sera d’autant plus enclin à réaliser cette réunion avec vous.

⟶ Chez Médianes, chaque usage a son outil. Pour éviter certaines réunions, nous échangeons à l'écrit ou par note vocale via notre outil de travail quotidien (Slack), nous écrivons des mails ou échangeons de commentaires via votre client mail (Spark).

2) « Ça serait bien que tu sois dans la réunion »

Vraiment ? La plupart du temps, nous avons tendance à inviter plus de personnes que nécessaire dans une réunion. Des personnes qui auraient pu se contenter d’un compte-rendu de la réunion par exemple. Invitez les personnes qui ont besoin d’être là et précisez-leur pourquoi.

Invitez les personnes nécessaires et gardez une trace de vos échanges. Avant d’inviter toute la planète, demandez-vous qui est vraiment nécessaire à la réalisation de la réunion, ou qui n’aurait besoin que d'une partie des informations : ainsi, une personne peut être sollicitée seulement au début de la réunion, quand les informations nécessitent l’ensemble de l’équipe projet.

Vous avez raté ou allez rater une réunion ? Vous souhaiteriez savoir ce qu’il s’est dit au dernier point ? Demandez à ce qu'elle soit enregistrée en vidéo et que l'on vous transmette le compte-rendu.

⟶ Chez Médianes, l’ensemble des comptes-rendus de réunions est accessible aux équipes concernées, de façon quotidienne et automatique (Notion), en respectant la confidentialité des projets et la séparation entre nos activités de studio et de média selon une logique d'espaces séparés. Et nos réunions sont enregistrées en vidéo via un outil dédié (tl;dv).

3) « Alors on parle de quoi ? »

Il n’y a pas pire que d’arriver en réunion « par principe ». Une réunion doit servir un objectif précis : débloquer un sujet, trouver des idées ensemble, faire le point rapidement sur les sujets en cours et à venir, transmettre un savoir-faire, lancer un projet, etc.

Chaque réunion doit suivre un ordre du jour précis. En tant qu’organisateur·ice, vous en êtes le/la responsable. Plus vous pouvez envoyer votre ordre du jour (ODJ) avec de l’avance, mieux c’est. Dans tous les cas, pensez bien à le créer/transmettre en début de réunion.

⟶ Chez Médianes, nos ordres du jour sont créés directement sur Notion et suivent une organisation autour de deux types d’action : « Pour information » et « Pour action », et ils font souvent l'objet d'un modèle déjà prédéfini. Une fois ouvert chacune et chacun peut ainsi le compléter. Une fois créé, celui-ci est à transmettre sur Slack, dans le canal dédié (sauf bien sûr si vous avez déjà configuré la publication automatique entre les deux outils !). Si celui-ci est très (trop) long, on n'hésite pas à indiquer de quoi il ressort en quelques mots.

4) « On s’est dit quoi déjà ? »

Si une réunion ne peut exister sans ordre du jour, elle ne peut exister sans compte-rendu (CR), sinon, à quoi bon ? Au début de la réunion, une personne doit être désignée pour prendre les notes et se charger du CR. Celle-ci peut être la personne organisatrice de la réunion.

L'ordre du jour constitue la base de votre compte-rendu. Le CR doit répondre/reprendre les éléments définis dans le « Pour action ». Il doit faire ressortir les éléments tranchés et indiquer les prochaines actions. Vous l’avez compris : la note d’ordre du jour se transforme en compte-rendu.

⟶ Chez Médianes, le compte-rendu doit être lisible aux personnes qui n’ont pas assisté à la réunion et doit être partagé dans la chaîne Slack dédiée (ou par mail si le projet implique des personnes en dehors de l’équipe). On n'hésite pas à mentionner directement les personnes qui doivent le consulter ou agir en conséquence.

Si la réunion fait partie d’un projet/mission en particulier, le CR doit être ajouté au suivi des projets dans notre liste de tâches partagées. Ainsi, par projet/client·e, les personnes concernées peuvent accéder au dernier point réalisé.

5) « J’ai passé ma journée en réunion »

Cela arrive, mais cela ne devrait pas arriver. Pour éviter de passer sa journée, semaine, en réunions, avoir le cerveau qui explose à force de parler par écrans interposés et finir par ne pas avoir le temps de concrètement faire le projet, le temps de réunion doit de se fait être limitée.

Le respect du temps est clé. À la fois pour votre concentration, votre créativité et votre bien être. Plutôt que 30 minutes passées à (re)débattre d’un sujet sans avancer, nous aurions toutes et tous collectivement intérêt à passer ce temps ailleurs. Pour travailler ou pour être en terrasse plus tôt. Il faut donc apprendre à dire non à des réunions : cela peut passer par de l’écrit, une note vocale ou être reporté à la semaine suivante.

• Votre temps est aussi précieux que celui de votre interlocuteur·ice. Arrivez en retard en réunion lui fait donc comprendre que votre temps est plus important que le sien. Vous allez arriver en retard ? Prévenez votre interlocuteur·ice et veillez à vous excuser. Vous allez carrément dépasser l'horaire ? Proposez de décaler.
• Pour ne pas dépasser trop de temps, le respect de l’ordre du jour est clé. Un nouveau sujet est abordé et n’est pas à l’ordre du jour ? Cela fera l’objet d’un autre point.
• Vous sentez que l’on s’enfonce dans un sujet ? Que l’on tourne en rond ? Prenez la parole et proposez qu’une décision soit tranchée ou qu’un temps en dehors soit dédié à ce sujet en particulier. En tant qu’organisateur·ice de la réunion, vous êtes aussi en charge de sa bonne tenue.
• En interne, vous avez besoin de temps pour vous concentrer/avancer sur un sujet ? Bloquez le temps nécessaire dans votre agenda ! Comme ça, pas de risque qu’on vienne vous embêter avec une réunion ou que vous retrouvez avec une montagne de tâches à réaliser par la suite.

⟶ Chez Médianes, l'ensemble des agendas sont partagés via Google Agenda. Réunions, indisponibilités, transports, temps de concentration/projet solo, potentiel rendez-vous : tout est indiqué. Un souci de transparence qui permet à chacune et chacun de gagner du temps.

Quand on veut caler une réunion, on veille bien à regarder le temps disponible sur la mission dans le cas du studio : chaque jour représente une unité de temps, ça serait dommage de brûler trop vite le temps disponible ! Côté média ? C’est du temps potentiellement en moins à être en reportage, réaliser des entretiens, éditer un papier...

6) « On fait le point ? »

Oui, mais ça dépend du sujet ! Certains sujets nécessitent des points quotidiens, hebdomadaires, mensuels. La plupart peut être réalisée à l'écrit. Quand il est nécessaire d'échanger directement, nous vous conseillons de délimiter des temps précis et limités dans le temps.

⟶ Chez Médianes, nous essayons de fonctionner par demi-journée : l’ensemble des réunions/points doivent être calés au maximum sur une demi-journée, pour permettre de libérer du temps sans réunion le reste de la journée. Par ailleurs nous essayons au maximum de ne pas avoir de réunions le matin (on a bien dit « nous essayons »).

Si l'agenda est déjà plein, cela attendra la semaine suivante. Besoin de caler cela rapidement ? On en discute et on regarde où on peut caler un créneau supplémentaire et/ou décaler un rendez-vous existant.

7) « Je t’envoie une invit’ pour vendredi 18h ? »

Non. Tout simplement non.

Quand faire des réunions ?

Tout au long de l'année, gardez des journées/demi-journées dédiées aux réunions, et veillez à conserver des temps sans réunion.

⟶ Chez Médianes, nos points hebdomadaires et mensuels sont fixés en fonction des sujets et des créneaux sont bloqués pour conserver des espaces sans réunions.

Certaines personnes sont du matin, d’autres du soir. Selon à qui vous vous adressez, vous pourrez privilégier certains horaires. Mais façon générale, on évite les réunions avant 9h30 et après 17h, et on privilégie les réunions l'après-midi.

Quelle durée de réunion ?

Adaptez le temps de votre réunion à son objectif, et définissez des modèles d'ordre du jour en fonction des types de réunion (point de suivi, atelier, etc.).

• Un point de suivi peut durer moins de 15 minutes et maximum 30 minutes. Cela dure moins ? C’est très bien !
• Besoin d’aborder beaucoup de sujets ? 45 minutes, c’est le timing idéal pour une réunion : cela permet à ton interlocuteur·ice de faire une pause et de reprendre ses esprits avant son prochain rdv.
• Besoin d’organiser un atelier ? 1h à 1h30 devrait être nécessaire (à noter qu’en présentiel, cette durée peut varier).
• La réunion dépasse ? Prévoyez toujours un temps (15 à 5 minutes) avant la fin de la réunion pour prévenir du temps restant.

« Pour Forbes, CBS, HBR, et le monde entier, la durée idéale d'une réunion est de 30 minutes et "s'il n'y a pas d'ordre du jour, il n'y a pas de réunion." Shopify a de son côté coupé 322 000 heures de réunion. » — De bons conseils à retrouver dans la newsletter Mona de My Little Paris.

Quels outils ? Quelle nomenclature ?

Veillez à choisir les outils adaptés à vos usages et vos besoins, et à toujours respecter la même nomenclature.

⟶ Chez Médianes, une fois la réunion validée (accord par Slack), la personne chargée d'organiser la réunion regarde via notre outil d'agenda partagé (Google Agenda/Cron) quelles sont ses disponibilités. Elle s'assure ensuite de sécuriser un ou des créneaux dans l'agenda, avant de transmettre une invitation via Google Meet si c'est une visioconférence.

Le logiciel d'agenda Cron offre par ailleurs des fonctionnalités de rappel fort utiles pour ne pas être en retard en réunion, ou ne pas faire durer ces dernières trop longtemps.

Du côté de la nomenclature, nous veillons à toujours respecter la même : la réunion commence par le nom du projet suivi d’un cadratin et l’objet de la réunion. Par exemple : « Médianes — Point projets » ou « Politico x Médianes — Point d’étape ». Si c’est en présentiel, nous indiquons l’adresse du lieu et bloquons le temps de transport nécessaire avant et après.

Pour garder une véritable trace de nos échanges et permettre à tout à chacun de suivre la réunion en cas d'absence, nous enregistrons nos échanges via le logiciel vidéo (tl;dv).

Cron, Spark, Slack, tl;dv...pour en savoir plus sur nos outils internes, vous pouvez consulter notre article dédié.

8) « J’ai besoin de planifier une réunion, concrètement que dois-je faire ? »

Ce n'est pas tout de ne pas vouloir de réunion. Parfois il faut en organiser, et c'est très bien. Quelques conseils pour le faire.

10 conseils en résumé

1. Avant de planifier un temps d’échange, définissez l’objectif, les personnes concernées et le temps nécessaire : est-ce un point d’échange sur un sujet précis avec votre manager ou un·e collègue (15-30 minutes), un atelier/réunion de brainstorming avec toute l’équipe (45min/1h/1h30) ? Est-ce qu’un mail serait plus efficace ? À vous de trancher.
2. Pour obtenir une réponse rapidement, regardez l’agenda de la personne concernée, via Spark ou via Google Agenda directement.
3. La personne vous semble libre ? Envoyez lui un petit mot (Slack) pour lui proposer de caler un créneau. Sait-on jamais si un trajet de train n’a pas encore été ajouté à l’agenda.
4. Créez ensuite un événement dans un outil d'agenda partagé (Google Agenda). C’est en présentiel, par téléphone, par visio ? Précise-le ! Choisissez ensuite l'outil de visioconférence. Chez Médianes, toute l’équipe utilise Google Meet, mais en cas de besoin, nous pouvons également nous retrouver sur Zoom ou sur Microsoft Teams. Ajoutez également tl;dv dans votre invitation pour proposer d'enregistrer l'échange.
5. Définissez un ordre du jour (Notion) et partagez-le aux personnes concernées (Slack). La réunion a peut être déjà un modèle (template) disponible.
6. En amont de la réunion, partagez les objectifs de la réunion à vos camarades. Vous êtes garant·e de la bonne tenue de la réunion (temps, sujet abordé).
7. Pendant la réunion, prenez des notes sur la note dédiée (Notion) : l'ordre du jour se transforme automatiquement en compte-rendu.
8. À l’issue de la réunion, définissez une liste de tâches et les actions à réaliser (qui/quand).
9. À la suite de la réunion, partagez votre compte-rendu aux personnes concernées (Slack ou par mail), et ajoutez-le si nécessaire à la fiche de suivi du projet (Notion).
10. Assurez-vous ensuite du bon suivi des conclusions de la réunion !

Pour aller plus loin

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